Onko tieto hukassa? Meiltä valuu 10 työviikkoa vuodessa sen etsimiseen

Miksi organisaatioissa tuottavuus valuu hukkaan ja mitä sille voi tehdä?
Tietoa kyllä on, mutta se on hajallaan. Tässä blogissa tarkastelemme tiedon saavutettavuuden ongelmaa tutkimusten valossa ja esittelemme ratkaisun, joka voi tuoda kadonneen työpäivän takaisin sekunneissa.

Näkymätön aikavuoto

Tutkimusten mukaan vietämme 20 % työajasta etsimällä ohjeita, manuaaleja, toimintamalleja, sopimusehtoja tai kollegan aiemmin ratkaisemaa tilannetta. Organisaatioissa tieto on kyllä yleensä olemassa, mutta se lojuu PDF:n sivulla 13, kansioviidakoissa tai kokeneen asiantuntijan muistissa.

Tämä näkymätön aikavuoto ei ainoastaan heikennä tuottavuutta olennaisesti, vaan kasvattaa myös virhe- ja henkilöriskiä. Mitä tapahtuu, kun tietoa ei löydy tai sen haltija jää pois?

Tekoälyavustaja tiedon saatavuuden varmistajana

Tekoälyyn pohjautuvat avustajat ovat nousseet viime vuosina varteenotettavaksi ratkaisuksi tiedon saavutettavuuden haasteisiin. Niiden vahvuus piilee siinä, että ne ovat aina kaikkien käytettävissä, osaavat löytää, järkeistää ja esittää tietoa tavalla, joka on ihmisen kysyttävissä ja ymmärrettävissä.

Sen sijaan että työntekijä selaa ohjeita, kyselee kollegoilta tai arvailee, hän voi esittää kysymyksen luonnollisesti: "Miten linjan 3 venttiili kalibroidaan?" "Miten ilmoitan poissaolosta lapsen sairastuessa?" …ja saa vastauksen sekunneissa.

Missä tilanteissa tekoälyavustajasta on apua?

Erilaisia sovelluskohteita on monia, mutta yhteistä niille on, että tieto on jo olemassa, mutta hajallaan tai vaikeasti saavutettavissa:

• Tuotanto ja teollisuus: Laitteiden ohjekirjat, vikatilanteiden ratkaisut ja kaaviot käyttöön ilman mappeja tai asiantuntijan tavoittelua.
• Asiakaspalvelu: Ohjeistukset, tuotetiedot, sopimusehdot ja prosessikuvaukset selkeästi ja nopeasti asiakastilanteessa.
• HR ja perehdytys: Uusien työntekijöiden kysymykset ja rutiiniohjeet helposti saataville ilman toistuvaa opastusta.
• Rakennus ja projektityö: Turvallisuusohjeet ja projektikohtainen dokumentaatio kentälle sinne, missä työ tehdään.

Mahdollisuus tietotyön uudelleenajatteluun

Tekoälyavustajat tarjoavat uuden tavan ajatella tietotyötä: sen sijaan että ihminen etsii tietoa, tieto tulee hänen luokseen oikea-aikaisesti ja ymmärrettävästi. Se vähentää turhautumista, parantaa laatua ja vapauttaa aikaa itse työlle.

Yksi tällainen ratkaisu on Ohje-Olli, keskisuurten organisaatioiden ja tiimien oma, helposti koulutettava tekoälyopas. Se on suunniteltu tekemään sisäisestä tiedosta käytettävää, kysyttävää ja hyödynnettävää 24/7, yhden euron tuntipalkalla.

Tutustu Ohje-Olliin tarkemmin

Tutkimukset kertovat merkittävästä ongelmasta

1. IDC (2018)
   "Tietotyöntekijät menettävät keskimäärin 30 % työajastaan tiedon etsimiseen, valmisteluun ja päällekkäiseen tekemiseen."
   Lähde: IDC – The State of Data Discovery & Cataloging (PDF)

2. McKinsey Global Institute (2023)
   "Tietotyöntekijät käyttävät noin 20 % työajastaan sisäisen tiedon etsimiseen ja kokoamiseen. Generatiivinen tekoäly voi merkittävästi vähentää tätä ajankäyttöä."
   Lähde: McKinsey – The Economic Potential of Generative AI (PDF)

3. McKinsey Global Institute (2012)
   "Interaction workers käyttävät lähes 20 % työajastaan sisäisen tiedon etsimiseen ja kollegoiden tavoitteluun."
   Lähde: McKinsey – The Social Economy (PDF)

4. Starmind (2022)
   "Yli 400 tuntia vuodessa hukkuu tiedon etsimiseen – se vastaa 10 täyttä työviikkoa."
   Lähde: Starmind – The High Cost of Inaccessible Knowledge

5. OBRIZUM (2023)
   "21 % vuosipalkasta menee hukkaan, kun tieto ei ole löydettävissä."
   Lähde: OBRIZUM – The Hidden Cost of Information Silos

6. MPRA / Mohajan (2017)
   "Hiljainen tieto on kriittinen tekijä organisaation suorituskyvylle, mutta sen siirtyminen on usein hidasta ja epävarmaa."
   Lähde: MPRA Paper – Tacit Knowledge for the Development of Organizations

7. Gartner 2020, siteerattu Harvard Business Review / Bloomfire (sponsor content, 2025 ennuste)
   "Huono tiedonhallinta voi maksaa yrityksille jopa 12,9 miljoonaa dollaria vuodessa."

Tekoälyavustajat eivät ole vain tekninen ratkaisu – ne ovat strateginen investointi organisaation tietovarannon hyödyntämiseen ja työntekijöiden tuottavuuden parantamiseen. Kun tieto on aina saatavilla ja helposti löydettävissä, organisaatio voi keskittyä siihen, mikä todella tuottaa arvoa.

Lue lisää Avatars Intelligence -ratkaisuistamme ja löydä sopiva tekoälyavustaja organisaatiollesi.