Tekoäly tukee hyvää hallintoa – sähköpostiavustaja kunnille ja kaupungeille

Kunnat ja kaupungit saavat suuria määriä viestejä, joihin vastaaminen on työlästä. Samaan aikaan viranomaisilla on velvollisuus noudattaa hyvän hallinnon periaatteita, joka tarkoittaa muun muassa palvelun asianmukaisuutta, neuvontavelvollisuutta sekä selkeää ja ymmärrettävää kielenkäyttöä. Myös hallinnon tuloksellisuus on keskeinen tavoite. 

Avatars Intelligencen kehittämä sähköpostiavustaja on suunniteltu tukemaan työntekijöitä, paikkaamaan resurssipulaa sekä helpottamaan ja nopeuttamaan kuntalaisten palvelua.  

Mikä on sähköpostiavustaja ja miten se toimii? 

Tekoälyä hyödyntävä sähköpostiavustaja auttaa asiakaspalvelijoita laatimaan vastauksia kuntalaisten lähettämiin viesteihin. Se toimii organisaation omien aineistojen pohjalta kuten verkkosivujen sisällön, usein kysyttyjen kysymyksien ja viestipohjien. 

Viestin luomisen jälkeen asiakaspalvelija tarkistaa ja hyväksyy tai muokkaa luonnosta ennen lähettämistä. Halutessaan työntekijä voi myös ohittaa avustajan ehdotuksen ja kirjoittaa viestin itse. 

Tekoäly hyvän hallinnon tukena 

Sähköpostiavustaja on käytännön työkalu, joka voi vahvistaa useita hyvän hallinnon keskeisiä vaatimuksia: 

• Selkeä ja ymmärrettävä kieli: Avustaja auttaa tuottamaan johdonmukaista, asiallista ja helposti ymmärrettävää kieltä.  

• Palvelun asianmukaisuus: Sähköpostiavustaja nopeuttaa vastaamista toistuviin kysymyksiin ja mahdollistaa asiakaspalvelun sujuvuuden ruuhka-aikoina. 

• Neuvontavelvollisuus: Sähköpostiavustaja auttaa löytämään oikeat vastaukset kuntalaisen kysymyksiin organisaation omasta tietopohjasta. Näin virkamiehen työ helpottuu, mutta vastuu pysyy ihmisellä. 

• Tuloksellisuus: Kun aikaa ei kulu saman sisällön toistuvaan kirjoittamiseen, resurssit voidaan kohdentaa vaativampiin tapauksiin. 

Helppo käyttöönotto 

Sähköpostiavustaja voidaan ottaa käyttöön helposti ja vaiheittain. Ratkaisu ei vaadi raskasta IT-projektia, vaan se voidaan toteuttaa organisaation nykyisillä sisällöillä. Käytön laajentaminen tapahtuu hallitusti ja tarpeiden mukaan. Sähköpostiavustaja on myös saavutettava ja GDPR:n mukainen, joten se soveltuu vastuulliseen ja lainmukaiseen julkisen hallinnon käyttöön. 

Klikkaa minua niin jutellaan!